دليل تقنيات التحرير الإداري و المراسلة

1.أسلوب الكتابة:

لكل شخص أسلوبه الخاص في الكتابة و الذي من خلاله نكشف البصمة الشخصية في محرراته.

فيقال عن الذي يتوفر على أسلوب واضح شاعري أدبي و ذي المحاسن البديعة و الجمالية,أنه ذي حظ أما عن الذي يفتقد هذا الحظ فيقال عن أسلوبه انه ركيك,غامض,ملتو و غير دقيق هل هي قضية موهبة إذن !أو قضية حظ بالطبع ليس هذا و لا ذاك ففن التحرير يكتسب بمعرفة القواعد الأساسية للكتابة ثم بالخبرة التي لا تتأتى إلا بالممارسة.

فن الفقرة و الجملة :

تتشكل كل رسالة من مجموعة فقرات تتضمن عدة جمل و التي من خلالها يتم ترتيب الأفكار و تنسيقها ,فيقال عن الأسلوب انه "ليس إلا تدرج و ترتيب للأفكار"

الفقرة:

انها وحدة منطقية لسلسلة من الجمل المتناسقة يمكن أن تكون لها ثلاثة أهداف :

1.التعليق على وضع قائم من خلال تحديد الأسباب و النتائج مع إمكانية الاستدلال بأمثلة.

2.بلورة الفكرة من خلال اللجوء إلى المبررات و الأمثلة مستعملين في آن واحد حروف الاتصال أو كلمات التنسيق مثل اذن عليه بالمقارن بما انه ...

3.الإجابة عن السؤال الجوهري بتقديم شروحات أو تبرير الموقف المتخذ و عليه يجب تنظيم الفقرة حسب الحالتين التاليتين:

الحالة الأولى:تؤكد منذ البداية على الفكرة أو العنصر الجوهري ثم تأتي إلى تحليل و شروحات معمقة هذا وهو ما من شأنه شد و إلفات انتباه القارئ.

الحالة الثانية:ندرج ونركز على الفكرة أو العنصر الجوهري في آخر الفقرة و هو ما من شأنه ترسيخ الفكرة أو العنصر الجوهري في ذهن القارئ.

الجملة :بنيتها بسيطة (اسم +فعل +مفعول به) و إن كانت أعقد نجد مضافا اليه مفعول معه,نعت...

الهدف من الجملة الإعلام و الاقناع مع شد انتباه القارئ و ترسيخ الفكرة في ذهنه شأنها في ذلك شأن الفقرة وفق المبدأين التاليين:

المبدأ الأول :لكي لا يضيع القارئ في متاهات الجمل الطويلة يجب استعمال جملا قصيرة واضحة دقيقة.

المبدأ الثاني :يجب التذكر أو التلميح لجوهر الموضوع في بداية الجملة لتعريف القارئ بسرعة عن مفادها كما يجب استعمال كلمة جوهرية أو فكرة أساسية في نهاية الجملة.

ولتبيان تسلسل الأفكار و ترابطها نلجأ إلى حروف و كلمات الاتصال و التنسيق.

تصحيح أخطاء الأسلوب و الصياغة:

تحسين الأسلوب هو قبل كل شيء إعداد فقرات متناسقة منطقيا و تحرير جمل سليمة مع التأكيد على الالتزام بقواعد النحو و الصرف.

يتعلق الأمر كذلك باستعمال الكلمة المناسبة ,تفادي التكرار ,فتصحيح الأخطاء النحوية.

الرسالة الإدارية:

الرسالة هي وثيقة رسمية مجزرة باسم الموقع إن كانت شخصية و باسم المرفق العام أو المؤسسة ان كانت إدارية.

مميزات الأسلوب الإداري:

تعريف الأسلوب الإداري :

يختلف الأسلوب الإداري عما هو متعارف عليه في الأسلوب الأدبي فالأسلوب الإداري هو أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالوظيف العمومي ,و هو ما تجعله بشكل مجالا مستقلا ,ينفرد بخصائص مميزة ,و كذا بصيغ و قواعد خاصة.

مميزات الأسلوب الإداري:

1.التجرد:ليس ثمة مكان لكل الألفاظ و كل العبارات الغير موضوعية أو العامية أو المبتذلة أو المثيرة للانفعال في الأسلوب الإداري بل و حتى النسق الصوتي يجب ان يتسم بالجدية و الرسمية.

2.المجاملة:يجب ان يتحلى محرر الوثيقة الإدارية بحسن الالتفات و اللباقة,فالبرغم من كون الإدارة ملزمة في الكثير من الأحيان بالإجابة سلبا على عدد من الطلبات و العرائض ,الا انها تسعى دائما إلى إضفاء صفة التحفظ أو الاحتراس على ردود من هذا القبيل حتى يبقى الأمل لدى أصحاب هذه العرائض قائما.

3.المسؤولية:كل القرارات الإدارية ممضية من طرف ممثلي السلطة العامة و بالتالي تكتسي طابع الرسمية لذلك فإن التحرير الإداري بعيدا كل البعد عن كل ما هو مجهول ,غامض أو مبهم,و يتعين على موقع الوثيقة أن يكون معلوما حتى يتحمل مسؤولية ما يكتب تطبيقا لمبدأ المسؤولية ذاته.

4.المنطق :يجب عرض الوقائع و الحيثيات بصفة عقلانية و منطقية ,حسب أهميتها المتصاعدة .

5.الموضوعية:لا يجب ان يعتمد تحليل محرر الوثيقة الإدارية الا على الوقائع المجردة,بعيدا عن كل المؤثرات الخارجية ,كالأحكام المسبقة أو الانحياز لجهة معينة فالإدارة مرفق عمومي مهمتها خدمة الصالح العام لا المصالح الخاصة.

6.البساطة:يقال ان الأسلوب البسيط هو الأسلوب الأحسن و الأصعب للتحقيق لذلك وجب على محرر الوثيقة الإدارية ان يمتنع عن اللجوء إلى الأسلوب البيروقراطي المعقد فالهدف ليس إثارة اعجاب القارئ بل تبليغه الفكرة في أسلوب يتسم بالبساطة و تناغم في الألفاظ ,يكون في متناول العامة من القراء.

7.الحذر :يمتاز التحرير الإداري بالحذر الذي يعد ميزة لصيقة بسمو الإداري و هيبة الدولة ,فمبدأ المسؤولية يتنافى تماما مع الخطأ.

8.الموضوع ,الإيجاز و الدقة:أهمية الوضوح و الدقة و الايجاز أمر أكيد في التحرير الإداري فكل ما هو مشكوك فيه أو غير متحقق منه يجب سرده بتحفظ كبير في حين ان كل ما هو مؤكد و موثوق فيه يجب ان يرد في الفاظ دقيقة بعيدا عن كل حشو في الكلام لا طائل تحبه.

9.الاختصار :يجب ان تتضمن الوثيقة الإدارية كل العناصر الضرورية لحسن فهم العرض المقدم و لكن يجب كل ممكنا اختصار الجمل أو تجزئتها و كذا الابتعاد عن حشو الكلام و تكرار القول و الأطناب و الإسهاب.

القواعد الأساسية لتحرير الرسالة الإدارية:

ثمة عدة وضعيات يمكن أن تشكل دافعا لتوجيه رسالة إدارية ,و يمكن التمييز بين حالتين من حيث العلاقات بين المرسل (المحرر للرسالة الإدارية) و المرسل اليه (القارئ)

الحالة الأولى :المحرر للوثيقة هو المبادر.

الحالة الثانية:هناك علاقة بين المرسل و المرسل اليه مسبقا.

فبصفة عامة,فإن الرسالة تسمح إما بإعطاء أو طلب استقبال معلومة.

-قواعد أساسية لتحرير الرسالة الإدارية:

1.احترام الشكليات (الدمغة ,الطابع ...)

2.صيغة المناداة (السيد ,السيد المحترم...)يجب أن يعاد ادراجها كلية في عبارة المجاملة

3.‏ ‏التوقيع الخطي يجب ان يتواجد أسفل اسم المرسل المنسوخ بالألة الراقنة.

4.خاتمة الرسالة و عبارات المجاملة يجب ان تكون في نفس الصفحة.

5.عدد الملحقات و الوثائق المرفقة يجب أن يحدد بدقة.

6.الاعداد يشار إليها عن طريق الأرقام.

ملاحظة:

-التواريخ و المواعيد يشار إليها بالحروف.

-المبالغ المالية يشار إليها بالإعداد ثم بالحروف الكاملة.

خصائص الرسالة الإدارية:

الدمغة: في اعلى و وسط الصفحة.

الطابع:يحدد الجهة المرسلة و يكون في اعلى و على يمين الصفحة ,عادة ما يكون مطبوع.

الرقم :يحدد رقم التسجيل التسلسلي للرسالة و يسمح بالعثور على آثار الرسالة بسرعة.

المكان و التاريخ :في اعلى و على يسار الصفحة و مبدئيا تاريخ الرسالة هو تاريخ توقيع المرسل.

المرسل اليه :في اعلى ووسط الصفحة (ميلا إلى اليسار)

الموضوع :يحصر موضوع الرسالة و أسفل الطابع.

المرجع :تذكر المرسل اليه برقم و طبيعة و مضمون الرسالة السابقة.

عبارات المجاملة :العبارة الأولى تسمح بافتتاح الرسالة و الثانية بأنهائها.

التوقيع :يحدد صاحب الرسالة و صفة الموقع ,الاسم و اللقب منسوخين بالالة الراقنة.

الخاتم :يبين الجهة المرسلة.

الوثائق المرفقة :تحدد عدد وطبيعة الوثائق ,أسفل التوقيع (ميلا إلى اليمين )أو أسفل المراجع.

الإشعار بالغياب:

الاسم :

اللقب:

الرتبة:

بالجزائر في 01 جويلية 2016

إلى السيد مدير الموظفين

الموضوع :الإشعار بالغياب

الوثائق المرفقة :(01)

عملا بأحكام النصوص القانونية و التنظيمية السارية المفعول ,يشرفني أن أحيل إليكم طيه,الشهادة الطبية التي سلمني إياها طبيب مختص و التي تثبت حالتي المرضية.

مع الإشارة أنني سأباشر العمل من جديد بمجرد استنفاذ العطلة المرضية ,إن لم يكن هناك تمديدا لها برأي موافق من الطبيب.

تقبلوا ,سيادة المدير ,عبارات الاحترام و التقدير.

المعني بالأمر التوقيع

2.التصريح تحادث عمل :

ليس هناك نموذج معين ,و لكن يجب على التصريح تحادث العمل الموجه للهيئة المستخدمة (المسؤول السلمي),أن يتضمن المعطيات التالية :

-رقم التسجيل في الضمان الاجتماعي

-الاسم و اللقب

-الوظيفة

-تاريخ الحادث ,الساعة ,مكان الحادث.

-ظروف وقوع الحادث,مع ذكر شهود العيان ان وجدوا.

-الاضرار المترتبة عن الحادث (المادية و الجسمانية).

3.طلب مساعدة للهيئة المستخدمة للحصول على سكن اجتماعي:

بالجزائر في

الاسم:..........

اللقب:..........

الوظيفة:مكلف بالعلاقات الخارجية لدى دائرة سيدي أمحمد

إلى السيد رئيس دائرة سيدي أمحمد

الموضوع :طلب سكن اجتماعي

الوثائق المرفقة :(03)

يشرفني أن التمس دعم سيادتكم لطلبي قصد الحصول على سكن اجتماعي مع الإشارة أن الوضعية المادية للسكن الذي أقطن به حاليا تعد متدهورة إلى درجة تنذر بخطر الانهيار.

تجدون مرفقة طيه المعطيات و الوثائق الخاصة بوضعيتي المهنية ,العائلية,و كذا تقرير المصلحة الاجتماعية عن مواصفات السكن الحالي ,على أن أبقى تحت تصرفكم في أي معلومات إضافية في ذات الموضوع.

أرجو سيادة رئيس الدائرة أن يلقى طلبي تفهما من لدنكم,و تقبلوا فائق عبارات الشكر و العرفان.

المعني بالأمر التوقيع.

.......................

الوثائق اللازمة:

ملف خاص بالسكن.

4.رسالة تظلم:

من المقرر قانونا أن الموظف عند انقضاء مدة خدمته الوطنية يعاد إدماجه في سلكه الأصلي الذي كان يشغله,أو يعين بمنصب عمل يتوافق مع رتبته الأصلية و من ثم فإن القضاء بما يخالف هذا المبدأ يعد خطأ في تطبيق القانون و متى كان ذلك استوجب إلغاء القرار التظلم فيه.

............

بالجزائر في

الاسم :

اللقب:

الرتبة:

الوظيفة:

إلى السيد وزير النقل

تحت اشراف السيد مدير المستخدمين

الموضوع :تظلم

يشرفني أن اعرض على سيادتكم وقائع القضية التالية:

لقد مارست مهامي كمتصرف اداري لدى مصالح مديرية المالية و الوسائل منذ سنة 1989 إلى غاية سنة 1994 تاريخ بجنيدي للخدمة الوطنية.

‏ ‏وبمجرد تحرري من الالتزامات القانونية (الشطب من صفوف الجيش الوطني الشعبي) بتاريخ02 افريل 1994,التمست إعادة إدماجي بمنصب العمل الذي كنت اشغله و هو الطلب الذي قوبل بالرفض بدعوة عدم توفر مناصب مالية شاغرة.

و باعتبار أن احكام قانون الوظيف العمومي تعتبر الموظفين الذين تم استدعاؤهم لتأدية واجب الخدمة الوطنية في حالة انتداب و باعتبار أن إعادة الإدماج الذي هو حق ,يحلل كالتزام بفرضه القانون على الإدارة بمجرد أن يثبت الموظف أنه حرر من الجيش.

و باعتبار أن الإدارة برفضها لإعادة إدماجي في السلك الأصلي الذي كنت ملحقا به أو تعييني بمنصب عمل يتوافق مع رتبتي السابقة ,تكون قد خرقت القانون.

فإنني التمس من سيادتكم التكفل بهذه القضية بما يتوافق و التشريع المعمول به.

تقبلوا سيادة الوزير ,أسمى عبارات الاحترام و التقدير.

المعني بالأمر التوقيع.

5.رسالة استقالة:

تعد الاستقالة حقا معترفا به لكل موظف يرغب في انهاء علاقة العمل التي تربطه بالمؤسسة أو الإدارة العمومية.

ويرسل الموظف طلبه الخطي بطريقة سلمية إلى السلطة التي لها صلاحية التعيين على أن يبقى ملزما بتأدية الواجبات المرتبطة بمهامه حتى صدور قرار السلطة المذكورة.

بالجزائر في

الاسم :

اللقب:

الرتبة:

الوظيفة:

إلى السيد مدير الموظفين و التكوين

الموضوع :طلب استقالة

يشرفني أن احيطكم علما أنني قررت تقديم طلب استقالتي من الوظيفة التي اشغلها حاليا لدى مصالحكم.

و عملا بالأحكام القانونية و التنظيمية فإنني سأتوقف عن العمل بتاريخ .......... بعد نفاذ المدة المطابقة للأشعار المسبق و المحددة قانونا.

الرجاء منكم اشعاري باستلام هذا الطلب ,و موافاتي بموافقتكم حول تاريخ توقفي عن العمل.

تقبلوا سيادة مدير الموظفين و التكوين عبارات الاحترام.

المعني بالأمر التوقيع.

6.طلب توظيف

بالجزائر في

الاسم:

اللقب:

العنوان:

إلى السيد مدير إدارة الوسائل لدى مصالح رئيس الحكومة

الموضوع طلب توظيف

يشرفني ان التمس من سيادتكم النظر بتمعن في طلب التوظيف الذي أتقدم به إلى مصالحكم لشغل وظيفة تتماشى و المؤهلات العلمية التي أتوفر عليها وفق ما هو منصوص عليه في القوانين و الأنظمة المعمول بها.

تجدون طيه بيان استعلامات خاص بالمؤهلات العلمية و الوظائف التي سبق لي تقلدها مع بقائي تحت تصرفكم في أي معلومات أو وثائق إضافية تطلبونها

و أنا أوجه لكم عبارات الاحترام و التقدير أتمنى أن يحظى طلبي بموافقة سيادتكم المحترمة.

المعني بالأمر التوقيع

7.استمارة معلومات :

بيان المعلومات هو وثيقة ترفق دائما بطلب الترشح لشغل وظيفة ما على أن يكون ورقة أو ورقتين على الأكثر

الهدف من بيان المعلومات هو التعريف بالمؤهلات العلمية و الخبرة المهنية للمترشح و كذا بقدراته المختلفة ناهيك عن التعريف بحالته المدنية.

بيان معلومات

الحالة المدينة:

الاسم:

اللقب:

تاريخ و مكان الازدياد:

الوضعية العائلية:

الوضعية إزاء الخدمة الوطنية:

رقم الهاتف:

المؤهلات العلمية :(الشهادات ,سنة و مكان الحصول عليها)

+...........

الوظائف المقلدة :(طبيعة الوظائف تواريخها الهيئة المستخدمة)

+...........

المؤهلات المختلفة (اللغات المتحكم فيها دورات التكوين داخل و خارج الوطن)

+...........

8.طلب عطلة لمتابعة تكوين:

بالجزائر في

الاسم :

اللقب:

الوظيفة:

المصلحة:

إلى السيد المدير الفرعي للتكوين

الموضوع :طلب عطلة لمتابعة تربصا تكوينيا

يشرفني ان اطلب منكم الترخيص لي بالغياب من.......إلى.........بغرض متابعة تربصا تكوينيا و ذلك طبق الأحكام مرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 و المتضمن القانون الأساسي النموذجي لعمال المؤسسات و الإدارات العمومية .

مع الإشارة أنني اتوفر على أزيد من ثماني سنوات أقدمية على مستوى مصالحكم و لم اتحصل على أية شهادة مهنية أو في التعليم العالي منذ ثلاث سنوات.

مع التذكير أن الأمر يتعلق بتربص لتحسين المستوى منظم من طرف .......... و الذي من شأنه تمكيني من الحصول على تكوين من.......

في انتظار ردكم تقبلوا سيادة المدير الفرعي عبارات الاحترام و التقدير

المعني بالأمر التوقيع

9.طلب تمديد الخدمة إلى ما بعد سن التقاعد

بالجزائر يوم

الاسم :

اللقب:

الوظيفة:

المصلحة:

إلى السيد مدير الإدارة العامة تحت اشراف السيد المدير الفرعي للموظفين

الموضوع :طلب تمديد الخدمة إلى ما بعد سن التقاعد

لقد أشعرتموني من خلال الارسالية المؤرخة...... بأن وقوفي عن العمل سيكون في أواخر الثلاثي من السنة الجارية أي بتاريخ...........

و لكن,و لأسباب شخصية أبلغت بها رئيس السلمي,و التي ستجدون عرضا حولها من خلال الملحق المرفق طيه التمس من سيادتكم إبقائي في الوظيفة التي اشغلها حاليا لمدة سنة جديدة.

الرجاء منكم النظر بتمعن في هذا الطلب ,آخذين بعين الاعتبار مختلف الخدمات التي قدمتها لمصالحكم و كذا الحاجة الماسة التي اتواجد فيها لمواصلة عمل مأجور خلال بعض الأشهر الأخرى.

تقبلوا ,سيادة المدير,عبارات الاحترام و التقدير.

المعني بالأمر التوقيع

10.طلب مقابلة

بالجزائر يوم

الاسم:

اللقب:

الوظيفة:

إلى السيد المدير الفرعي......... المديرية العامة للجمارك

الموضوع : طلب مقابلة

يشرفني أن اطلب مقابلة سيادتكم لموافاتكم بتفاصيل القضية التي تخصني و المتعلقة بممارسة وظيفتي

أبقي تحت تصرفكم,في أي موعد ترون مناسبا تحديده

أتمنى أن يلقى طلبي تلبية منكم و تقبلوا سيادة المدير الفرعي عبارات الاحترام و التقدير

المعني بالأمر التوقيع

11.طلب تعويض أمتعة مفقودة(النقل الجوي):

الجزائر يوم

الاسم:

اللقب:

العنوان:

إلى السيد........

الموضوع:تعويض أمتعة مفقودة

خلال السفر على متن الطائرة من....... إلى....... بتاريخ ........ تحت رحلة رقم......... لشركة طيرانكم تبين أن أمتعتي قد افتقدت و لم يتم العثور عليها إلى حد اليوم.

و عليه اطلب منكم تعويض الأضرار الناجمة عن افتقاد هذه الأمتعة في أحسن الآجال

‏ و من أجل استيفاء هذا الغرض أرفق طيه الطلب ملفا يتضمن:

-محضر عدم العثور على الأمتعة عند وصول الطائرة

-تذكرة السفر رقم....... المحصل عليها من شركة الطيران التابعة لخطوط......

-قسيمة تسجيل للأمتعة رقم......

-كشف مفصل و مقدر نقديا لطبيعة اللوازم التي كانت بالأمتعة

كما أرفق طيه فواتير المشتريات الضرورية التي اقتنيتها نتيجة ضياع هذه الأمتعة

المعني بالأمر التوقيع

12.طلب تسجيل طفل في مؤسسة تعليمية:

بالجزائر يوم

إلى السيد مدير ثانوية .........

الموضوع :تسجيل طفل.

بصفتي موظفا نقلت إلى....... حيث سيكون مقر سكني ابتداء من السنة الدراسية المقبلة.

و عليه ,يشرفني أن اطلب منكم تسجيل أبني....... (حاليا طالب في السنة الثانية بثانوية........) في السنة النهائية على مستوى مؤسستكم التعليمية إن كانت العلامات التي تحصل عليها تسمح بذلك,أو كمعيد للسنة في الحالة المعاكسة.

أبقى تحت تصرفكم لموافاتكم بكل الوثائق الضرورية لعملية التسجيل هذه و مقابلتكم بمعية أبني في أي موعد ترونه مناسبا لذلك.

تقبلوا مني سيادة المدير, فائق عبارات الاحترام و التقدير

المعني بالأمر إمضاء

13.اعتذار بسبب غياب طفل متمدرس:

الرجاء منكم الترخيص لابني بالخروج من المدرسة على الساعة الثانية زوالا, لتمكينه من الالتحاق بموعده الطبي الذي حدد على الساعة الخامسة مساءا من تاريخ اليوم.

تقبلوا اعتذاري لهذا الخروج قبل الأوان لأنه لم يكن بإمكاني الحصول على موعد آخر هذا اليوم .شكرا مسبقا

الإمضاء

14.شهادة عمل:

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

وزارة العدل

مديرية الموظفين و التكوين

رقم 105/م.م.ت/96

شهادة عمل

أنا الموقع ادناه مدير الموظفين و التكوين لدى مصالح وزارة العدل أشهد بأن :

السيد :........

يشغل منصب :متصرف اداري رئيسي

منذ تاريخ:........ إلى يومنا هذا

و إثباتا لذلك, سلمت له هذه الشهادة بناءا على طلبه ليدلي بها عند الاقتضاء في حدود ما هو مقرر قانونا.

حرر بالجزائرفي يوم ......

ع/وزير العدل

مدير الموظفين و التكوين ع.شاكي (الخاتم)

13‏_المنشور

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

وزارة العدل

منشور رقم 353 المؤرخ في 26 أكتوبر 1997

وزير العدل حافظ الأختام

إلى السادة النواب العامين

الموضوع :مراقبة المؤسسات العقابية

يشرفني أن أذكركم بإحدى الالتزامات الهامة الموكلة لكم و لمرؤوسيكم و المتمثلة في ضرورة مباشرة عملية مراقبة المؤسسات العقابية الواقعة في دائرة اختصاص مجالسكم القضائية بصفة دورية و دون سابق إشعار.

يجب أن تتم عمليات التفتيش مرة واحدة على الأقل في كل شهر ,و أن تنصب أساسا على ما يلي:

1.المراقبة الصارمة على وسائل أمن المؤسسات

2.كيفية أداء الخدمة من طرف الموظفين و مواظبة مسئولي المؤسسات ,الذين لا يمكن لهم في أي حال من الأحوال مغادرة أماكن عملهم دون إشعار النواب العامين الذين يرأسونهم

3.التأكد من وضعية المتهمين المتواجدين في حالة الحبس الاحتياطي

4.الاستماع إلى المساجين الذين يتقدمون بشكاوي

5.تفتيش سجلات الإيداع في الحبس

6.مراقبة صلاحية الأوامر بالحبس الصادرة عن قضاة التحقيق في شأن المساجين

7.مراقبة سجلات أموال المساجين المودعة بكتابات الضبط للمؤسسات

8.معاينة كل من شروط التغذية و الصحة و النظافة في المؤسسات العقابية يتعين إعداد تقرير مفصل يتضمن كل الملاحظات ,الانتقادات و الاقتراحات بعد كل عملية تفتيش و مراقبة للمؤسسات العقابية على أن يرسل في ظرف ثمانية أيام إلى المصالح المركزية (المديرية العامة لإدارة السجون)

أولي أهمية كبيرة للتنفيذ الدقيق للتعليمات المشار إليها أعلاه

وزير العدل حافظ الأختام

15.إعادة الإدماج

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

الإدارة المستخدمة

قرار إعادة الإدماج بعد الخدمة الوطنية

ان.......

-بمقتضى المرسوم 85.95 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجي لعمال المؤسسات و الإدارات العمومية.

-بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90_99 المؤرخ في 27مارس 1990 المتعلق بسلطة التعيين و التسيير الإداري للموظفين أعوان الإدارات المركزية الولايات البلديات و المؤسسات العمومية ذات الطابع الإداري.

-بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم...... المؤرخ في ....... المتضمن القانون الأساسي الخاص المطبق على.......

-بموجب القرار رقم....... المؤرخ في ........ المتضمن تعيين السيد .........في رتبة......... ابتداء من ........

-بموجب القرار رقم....... المؤرخ في ........ المتضمن إحالة السيد .........على الخدمة الوطنية......... ابتداء من ........

-نظرا لمستخرج الشطب من قوائم الجيش رقم.......المؤرخ من........

-باقتراح من........

يقرر

المادة الأولى:يعاد إدماج السيد.......الذي كان في وضعية الخدمة الوطنية في رتبته ابتداء من..........

المادة الثانية:يكلف السيد.......بتنفيذ هذا القرار الذي سينشر في سجل القرارات الإدارية

حرر ب........في........

15.المذكرة:

المذكرة هي وثيقة متداولة داخل الإدارة أو المرفق أو المؤسسة لذلك فإنه قد يظن أنها سهلة التحرير و لا تقتضي احتراما صارما لقواعد الكتابة من حيث الشكل,الأسلوب.......لأن المرسل إليهم هم موظفين من نفس الإدارة أو المرفق أو المؤسسة,و هذا تصور خاطئ في الأذهان.

إذ يحق للقارئ سواء أكان من داخل الإدارة أو خارجها,أن يتناول كتابات واضحة و متناسقة ,تخلوا من الإطلال من الركاكة و من الالتواء في الأسلوب.فوقت الموظف ثمين و سلة مهملاته مليئة.

16.بطاقة فنية للمذكرة

التعريف:هي وثيقة داخلية قصيرة

الأهداف:

+الإعلام و الإشعار بالقرارات, بالنتائج, بالمستجدات

+شرح إجراءات و تدابير جديدة

+ألفات الانتباه حول إشكالية و الحث أحيانا بالمبادرة بحلول.

المحررين:

+كل عمال المؤسسة أو موظفي الإدارة الذين تتوافق أهدافهم مع الأهداف المذكورة.

المرسل إليهم:

+كافة الموظفين.

+مصلحة معنية بالأمر أو أكثر.

+شخص أو عدة أشخاص معنيين بالأمر

+الرؤساء السلميين

+الخصائص:

‏*‏الدقة

‏*‏انعدام عبارات المجاملة

النشر:

‏*‏عن طريق التعليق

‏*‏التوزيع مقابل الإشعار باستلام.

‏*‏التوزيع على المعنيين بالأمر.

أنواعها:

1.المذكرة الداخلية:الهدف منها عرض مختصر لإشكالية تتطلب معالجة فعالة و في أحسن الآجال.

2.المذكرة المصلحية أو الإعلامية:الهدف منها إحاطة علم الموظفين أو العمال بمعلومات و معطيات من شأنها مساعدتهم في تحقيق الأهداف المرجوة.

16.التقرير (الدراسة):

يعد التقرير من أهم الوثائق الإدارية إطلاقا,هدفه اقتراح إجراءات انطلاقا من دراسة الإشكالية أو من تحليل لوضعية ما.

يرتكز محرر التقرير على الواقع,ليستنبط المعطيات الأساسية التي تسمح له من إبداء رأي و وجهة نظر مسببين حول الموضوع قصد تمكين المرسل إليه من اتخاذ الإجراءات و التدابير الضرورية

فإذا كان كل من المحضر و عرض الحال يقتصران على وصف موجز للوقائع ليس إلا, فإن التقرير يشمل هذه المرحلة و يتعداها لتحضير المرحلة المستقبلية.

مع الإشارة أن حجم التقرير غير ثابت ,فهو متغير حسب ما تفتضيه طبيعة الموضوع المعالج.

مراحل إعداد التقرير

1.غلاف التقرير:

-تبيان الهيئة المرسلة خلال الطابع

‏*‏موضوع التقرير (العنوان في الوسط عادة)

‏*‏المرسل إليهم

2.العرض:الأسباب التي استدعت معالجة الموضوع ,أهمية الموضوع........

مثال:أهمية المواظبة و الانضباط في الإدارة و مدى تأثيرهما على مرودية الموظفين

3.التحليل:ينطلق من الوقائع ليصب في الخاتمة بعد الاستدلال بمبررات و تقديم شروح حسب خطة واضحة و منطقية.

مثال:عدم امتثال الموظفين لقواعد الانضباط و المواظبة ,بعد إخلالا بقواعد القانون و إحدى التزاماتهم المهنية و هو ما يؤثر سلبا على السير الحسن لمختلف المصالح.

4.الخاتمة:تبين الاقتراحات و الحلول التي تشكل نتيجة حتمية و منطقية للتحليل, يجب أن تكون هذه الاقتراحات محددة واضحة و ممكنة التحقيق.

مثال:ضرورة تطبيق الإجراءات التأديبية المنصوص عليها في القوانين و الأنظمة على كل موظف يخل بقواعد المواظبة و الانضباط

5.الملحقات:(إن استلزمت طبيعية الموضوع ذلك).

‏(‏تسمح للمرسل إليه من التعمق في الموضوع و الخروج باستنتاجات)

المحضر

المحضر هو بمثابة "جهاز مسجل إنساني"

-جهاز مسجل لأنه يسجل كل شيء

-إنساني:لأنه لا يقيد إلا ما يعتبره مهما و مفيدا و ذي علاقة بالموضوع.

الهدف من هذه الوثيقة الإدارية هو التعبير بصفة صادقة و موضوعية عن ما يلاحظ من وقائع أو يسمع من أقوال.يجب أن تكون الموضوعية و التجرد هما الصفتان اللتان تغلبان على محرر المحضر.

بطاقة فنية: المحضر

الهدف منه:

‏*‏تسجيل شهادة

‏*‏تقييد اجتماع

المحرر:

‏*شخص مؤهل (الشاهد)

المرسل إليهم:

‏*‏المشاركون في الاجتماع الغائبين و الأشخاص المعنيين بالموضوع.

المحتوى:

‏*‏معاينات

‏*تصريحات

‏*اتفاقيات مبرمة

‏*‏قرارات متحدة

الصياغة:

‏*‏حسب تسلسل الأحداث (التدخلات)زمنيا.

الخصائص:

‏*‏الموضوعية و الوفاء

‏*‏توقيع المقرر و المشاركين في الاجتماع

‏*تقييد كل من مكان,تاريخ و ساعة انعقاد الاجتماع أو حدوث الواقعة

‏*‏الإشارة إلى اسم و صفة الحاضرين ,الغائبين و الغائبين بعذر (إن كان المشاركين كثيرين يذكر العدد فقط)

‏*ذكر اسم و صفة رئيس الجلسة وجوبا

‏*‏تحديد جدول الأعمال.

عرض الحال:

تحرير عرض حال هو قبل كل شيء التحلي بالموضوعية عند استعراض التدخلات في اجتماع أو وصف وقائع أثناء زيارة عملية.....

فالوفاء و التجرد الكاملين هما الخاصيتان الأساسيتان في عرض الحال و هو ما يميزه عن التقرير,فإن كان محرر التقرير يتخذ وجوبا موقفا معينا من خلال اقتراحات مستقبلية فان محرر عرض الحال أو المحضر يقتصر على حمل شهادة فقط كما هو الشأن بالنسبة للمحضر الذي يعده الشرطي الذي يسرد الوقائع دون إبداء رأي أو التعبير عن موقف (عادة ما يقع الالتباس بين كل من عرض الحال و المحضر,لتقارب شكليهما و مضمونيهما و لكن مسؤولية المحرر لعرض الحال أكبر بكثير من مسؤولية المحرر للمحضر من حيث الدقة و الموضوعية)

بطاقة فنية:عرض الحال

الهدف منه:

-الإعلام من أجل اتخاذ إجراءات أو الدفع إلى التفكير في اتخاذها

‏-عرض التدخلات و الوقائع بصفة موضوعية و دون تحريف

المحرر:

-أحد المشاركين في الاجتماع

-مقرر الجلسة

المرسل إليهم:

-المشاركون في الاجتماع ,الغائبين عنه,و الأشخاص المعنيين بالموضوع

الخصائص:

-موضوعي

-مختصر

-لا يبدي المقرر رأيه

-لا تحذف المعطيات التي ترى غير هامة أو قد تعتبر بديهية لا تحتاج تقييد

-لا يجب إغفال أو إضافة معطيات

-يجب تحديد في بداية عرض الحال كل من:التاريخ,المكان,اسم وصفة الحاضرين,الغائبين بعذر, اسم المقرر,اسم رئيس الجلسة و جدول الأعمال

18.التحرير من خلال الطرائف

المحضر:سحق المهندس ذيل القط,فعظه هذا الأخير

عرض الحال:سحق المهندس ذيل القط,فعظه هذا الأخير,المهندس يتألم وفقد القدرة على المشي

التقرير:سحق المهندس الغبي ذيل القط المسكين,فعظه هذا الأخير و كان من حقه ذلك .المهندس يتألم و فقد القدرة على المشي.إنها فرصة للتخلص من المهندس بتسريحه عن العمل.

المذكرة:سجلت مصالحنا ظاهرة غريبة هذه الأيام تتمثل في تواجد عدد كبير من القطط بالمكاتب و الساحات ,مما قد يؤدي إلى وقوع حوادث كتلك التي راح ضحيتها المهندس الذي سحق ذيل القط من القطط.فعلى المصالح المعنية بالنظافة و الأمن العمل على القضاء على هذه الظاهرة و على الموظفين الالتزام بالحذر و الحيطة.

مصدر المعلومات كتاب دليل تقنيات التحرير الإداري و المراسلة